7 conseils pour une réunion efficace


7 conseils pour une réunion efficace - COWORKOFFICE

Pour beaucoup de collaborateurs, les “meetings”, les “points”… Bref, les réunions de travail ne sont pas les moments les plus productifs de leurs journées. Pire, ils représentent même parfois une véritable distraction qui les empêcheraient d’exécuter d’autres tâches qu’ils estiment comme bien plus prioritaires. Or, nous direz-vous, ces instants de réunions sont indispensables à la vie d’entreprise, n’est-ce pas ? Alors comment réussir à rendre les réunions de travail plus productives ?

Découvrons tout de suite 7 conseils pour une réunion efficace !

1- Améliorer la liste des invités pour une réunion de travail plus productive

Rassembler moins pour produir plus, voilà le mantra. Au plus vous maintiendrez un nombre de collaborateurs réduit pour vos meetings, au plus ces derniers devront s’impliquer dans les échanges.

La clé ? Contentez-vous de ne convier que les personnes qui ont le potentiel de contribuer de manière constructive et productive à cette réunion. Oubliez le bienséant et n’invitez surtout pas toute la hiérarchie ou la majorité de l’équipe si cela n’est pas NÉCESSAIRE.

Il sera toujours temps de communiquer succinctement avec ces personnes en dehors du meeting pour leur mentionner rapidement ce dont il a été question sans que leur présence n’ait été requise. (Et croyez-nous, ils seront les premiers à vous remercier de les avoir tenu informés sans avoir monopolisé un temps conséquent de leur agenda qui n’était pas NÉCESSAIRE).

2- Préparer le terrain pour une réunion efficace du début à la fin

5 conseils pour une réunion efficace - Coworkoffice

Vous rassemblez des personnes dans un but précis ? Vous avez donc besoin qu’ils arrivent prêts et préparés à entrer dans le vif du sujet immédiatement, dès le début du meeting.

Pour cela, rien de tel que d’envoyer à l’avance l’ordre du jour ainsi que les rapports ou tout autres documents qui devra avoir été consulté au préalable pour permettre un temps d’échange 100% efficace dès les premières minutes.

3- Améliorer le taux de ponctualité pour augmenter l’efficacité du temps de réunion

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Cela n’a l’air de rien comme ça mais le problème de ponctualité de chacun peut vite devenir le problème de tous et vous faire perdre les 10 premières minutes de votre réunion de travail.

Alors, pour pallier à cela, envoyez des rappels automatiques et allez même jusqu’à appeler (ou envoyer un sms dans le cas où la personne ne décrocherait pas) 10 minutes avant la réunion pour maximiser le taux de ponctualité de votre réunion de travail.

4- Veillez au bon déroulement et à l’issue de cette réunion efficace

Qui dit réunion de travail, dit échanges et dit bien souvent débats.

Avant de commencer, et si vous êtes nombreux à assister à la réunion, nommez un “président” de réunion (externe à l’échange) qui aura pour rôle de veiller au respect du bon temps de parole de chacun et pourra amener à la clôture d’un sujet lorsque le débat ne sera plus source d’idées nouvelles. Le président est un véritable atout pour fluidifier les échanges et vous assurer une réunion efficace.

Autre astuce : plutôt que d’envoyer un récap’ minuté et super détaillé du déroulé de votre réunion à chaque participant, envoyez-leur plutôt une feuille de route succincte et claire qui résume en 1 page :

  • les sujets abordés ;
  • les points validés ;
  • et les “next steps” (incluant le(s) nom(s) de la ou les personne(s) en charge ainsi que les deadlines associées).

5- Faites preuve d’une bonne dose de créativité pour dynamiser vos meeting et organiser une réunion de travail efficace.

5 conseils pour une réunion efficace - Coworkoffice

Par exemple, avez-vous déjà testé la réunion “debout” ? Un moyen 100% garanti (ou presque!) d’avoir l’attention de vos collaborateurs et de les pousser à être particulièrement efficaces !

6- Choisissez une salle adaptée à la taille de votre réunion

N’organisez pas une réunion de 10 personnes autour d’une table destinée à 8 personnes sous prétexte « qu’en se serrant un peu ça sera très bien » ! Pour qu’une réunion soit efficace et productive, il faut que vos collaborateurs se sentent confortablement installés pour réfléchir, écouter et échanger sans être contrariés par un manque de confort ou de place.

Soyez vigilent sur la température de la salle: avoir froid ou trop chaud sera contre-productif ou sur la luminosité si vous devez faire une projection.

Enfin, préparez en amont votre salle de réunion pour ne pas vous retrouver à devoir gérer des imprévus de dernière minute (connexion wifi, câbles …).

Si vos bureaux ne sont pas pourvus de la salle de réunion dont vous avez besoin, délocalisez la réunion dans un espace dédié, comme par exemple au COWORKOFFICE de Lille-Lesquin qui dispose de 10 salles de réunion thématisées pour des réunions de 2 à 350 personnes.

7- Ne négligez pas la pause

Un petit-déjeuner avant de commencer une réunion chez COWORKOFFICE

Si votre réunion est prévue en matinée, commencez-la avec café, jus de fruits et viennoiseries qui mettront tout le monde d’attaque !

Si votre réunion doit durer toute la matinée, prévoyez une pause médiane qui permettra à vos collaborateurs de prendre l’air, de recharger leur batterie avec une petit « remontant gourmand » et d’aborder la deuxième partie de la réunion à nouveau concentrés.

Si la réunion a lieu l’après-midi, gare au coup de barre lié à la digestion juste après le repas ! Faites tourner la cafetière, veillez à ce que la température de la salle ne soit pas trop chaude (sinon, vous pouvez être sûr que vous avez perdu la moitié de vos collaborateurs) et faites une pause vitaminée avec fruits et jus de fruits dès que vous sentez une baisse de régime autour de la table !

Alors prêt(e) à faire décoller le niveau de productivité de vos prochains meetings et à organiser une réunion efficace dès cette semaine ?